宝洁:把会议当作备忘录

2008年05月27日 08:23        摘自:锐思网    
宝洁的开会次数没有其他公司那么多。就信息交换或制定决策而言,会议通常被认为是没效率且没有效果的办法。

        宝洁的开会次数没有其他公司那么多。就信息交换或制定决策而言,会议通常被认为是没效率且没有效果的办法。
  会议对于脑力激荡、制定决策、追踪事项、信息交换,或协调跨部门团队是有其作用的。但是宝洁的会议比起其他公司具有较高的目的性而且很有组织。如同精心雕琢的备忘录一样,它是一个非常有效率的信息沟通及行动方案和建议工具,会议的运行也采用相同的组织性及精确度。

  宝洁的离职员工到其他公司上班时,首先要面对的事情恐怕是无边际的会议及缺乏书面沟通。通过备忘录,他们可以详细研究每个步骤之间的关联性。但是,会议却不能办到。前任宝洁人也觉得简报的形式(从图表展示到简报者的个人风格)容易使人分神。

  创意审查会议(广告商向品牌经理简报新制作的广告)可以展现宝洁的会议形式。像备忘录一般,会议以联结各个部门为目的而组合起来:目的概述、背景说明、建议以及论证。

  宝洁典型的创意审查会议,一开始便由品牌经理说明本次会议计划达到的目的,然后由品牌经理(或副经理)进行创意目的及策略的审查。品牌经理的对等窗口,即广告商的客户服务专员,将说明广告与策略的发展过程及其相关性。

  接下来创意总监或广告文案撰写人,个别或同时进行广告简报。他们充满热情及活力的简报给人身临其境的美妙感受。

  一阵肃静之后,品牌经理、副经理及营销经理都忙着做笔记。

  品牌副经理首先回应。他针对简报资料是否确实执行品牌的广告策略进行评论——而不是他对此广告的好恶与否。然后他运用在宝洁广告文案学院所学的广告评价技巧来提出相关的评论。广告商可以回应并解释广告是如何诠释品牌的广告策略的。

  接下来是品牌经理发表评价品牌副经理的意见,并加上一些个人的看法。广告商也提出相应回应。然后是营销经理针对先前的讨论,提出过去宝洁的广告经验及一些个人的主观评价。同样地,广告商也提出回应。如果营销经理是最资深的与会者,他将作最终的定夺,然后品牌经理总结会议结论及追踪事项。

  受过培训的宝洁人能够体会创意过程的独特本质,而不会轻率评价创意成果。然而,会议的根本架构是客观并有目的性,会议的焦点将不断地锁定广告目标、策略及终极目的。

  在美国,许多会议议题是草率规划并被执行的。根据估计,这些会议的效率及效果只有预期的30%。无论是否以宝洁形式举行会议,有些原则是放诸四海皆准的:

  ●确认会议任务。

  ●确认谁是参与者及参与目的。

  ●准备会议议程,并在会前通报。

  ●请与会者提出对议程的看法,并在会前更改确定。

  ●会议一开始先审查议程、会议目的及相关背景。

  ●维持会议重心。

  ●鼓励与会者适度参与讨论。

  ●建立追踪事项:谁执行提案/提案内容是什么/如何执行/何时实施。

  通过严谨的议程规则,会议一开始的目标设定,以及赋予特定人维系会议进度的责任,使会议的效率大幅提高。
 

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